| | PROGETTI PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE | |
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La nostra Società, certificata UNI EN ISO 9001 dal 1996, è specializzata nella consulenza organizzativa nel settore Industriale, Servizi e Pubblica Amministrazione.
Negli ultimi anni, com'è noto, il quadro normativo della Pubblica Amministrazione (e degli Enti Locali in particolare) è profondamente cambiato, per venire incontro alle necessità provenienti dai cittadini, dalle imprese e da un quadro economico, politico e sociale in rapida evoluzione.
L'esperienza maturata in questi anni ci ha mostrato che molto spesso i Comuni di piccole/medie dimensioni incontrano tutta una serie di difficoltà per adeguarsi ad una normativa in mutamento, per organizzare servizi innovativi quali l'URP o lo Sportello Unico per le Attività Produttive, per conseguire una maggiore efficienza attraverso la semplificazione delle procedure burocratiche, per uniformare i propri sistemi informatici, per formare il Personale al nuovo approccio della customer satisfaction, per la ricerca di sinergie con Enti territoriali limitrofi, ecc…
La Proteo s.r.l. si avvale, nella propria struttura, di personale qualificato, nonché di una rete di "partnership" in grado di individuare le reali esigenze di una struttura pubblica e di intervenire efficacemente, nel rispetto della normativa vigente.
Una tale organizzazione consente di offrire una serie di interventi specifici sia di tipo consulenziale che formativo, per consentire, grazie anche al fondamentale apporto delle risorse già presenti all'interno dell'Ente, di accrescere l'efficacia, l'efficienza e la trasparenza dell'azione amministrativa ed adeguarsi alla normativa in un'ottica che vada al di là del mero adempimento di un dettato legislativo.
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| | I. Organizzazione e gestione degli uffici | |
| | I.2. Interventi riorganizzativi | | | Gli interventi riguardano i seguenti aspetti: | | | • | Analisi organizzativa | | • | Ridefinizione degli organici e delle mansioni | | • | Definizione dei carichi di lavoro | | • | Definizione delle figure professionali mancanti | | • | Processi di ristrutturazione dell'Ente | |
| | I.3. Valutazione del personale e delle prestazioni | | | Elaborazione di un sistema di indicatori per l'analisi delle posizioni e la valutazione delle prestazioni, che consenta: | | | • | una più corretta gestione dell'Ente | | • | un maggior coinvolgimento e motivazione del personale, grazie all'uso degli strumenti incentivanti previsti dalla recente normativa e dal Contratto nazionale di lavoro | |
| | I.4. Ufficio per le relazioni con il pubblico | | | • | Progettazione di una struttura per la comunicazione tra l'Ente ed i cittadini, al fine di garantire i diritti di partecipazione ed accesso previsti dalla legge 241/1990 | | • | Formazione dei dipendenti impegnati in attività a diretto contatto con il pubblico | |
| | I.5. Sportello unico per le attività produttive | | | Progettazione di una struttura che si ponga come referente unico per i soggetti intenzionati a insediare unità produttive, e del relativo supporto informatico | |
| | I.6. Controllo di gestione | | | • | Introdurre un sistema di controllo che consenta di monitorare l'andamento della gestione, al fine di garantirne la correttezza e l'economicità | | • | Introdurre gli opportuni strumenti contabili | |
| | II. Consulenza per l'accesso ai finanziamenti regionali, statali ed europei | |
| | III. Informatica applicata alla Pubblica Amministrazione | |
| | III.1. Progetto di Sistema informativo territoriale comunale | | | Progettazione di un Sistema territoriale su misura, adatto a gestire il collegamento tra la cartografia e gli archivi catastali, anagrafici e tributari e per assistere le Pubbliche Amministrazioni durante tutte le fasi di realizzazione del progetto | |
| | III.2. Sistema informatizzato di automazione e controllo dei procedimenti nell'ambito della Pubblica Amministrazione** | | | Ogni prodotto/servizio è il risultato di una serie di attività che si racchiudono in un procedimento, che normalmente attraversa diversi uffici. Il sistema informatizzato consentirà di recuperare tempi e risorse razionalizzando e rendendo automatico il percorso delle pratiche, attraverso: | | | • | l'introduzione di un sistema Intranet, che collega i diversi uffici assicurando una notevole semplicità d'uso | | • | l'utilizzo di un applicativo software che traduca i percorsi delle pratiche in flussi | |
| Il sistema permetterà così ai Responsabili di servizio di gestire quei servizi innovativi, previsti dalla più recente normativa, che presuppongono collegamenti informatici tra diversi uffici. |
| | IV. Qualità nella Pubblica Amministrazione | |
| | IV.1. Applicazione di sistemi qualità ISO 9000 alla gestione dei servizi forniti dalla Pubblica Amministrazione | | | • | Sviluppare ed utilizzare metodologie per la gestione ottimale dei servizi, anche in forma associata tra diversi enti | | • | Accrescere l'efficienza, l'efficacia e l'economicità della gestione attraverso la razionalizzazione delle risorse ed il raggiungimento di economie di scala | | • | Utilizzare la metodologia della Qualità (Sistemi Qualità conformi alle norme internazionali UNI EN ISO 9000) come criterio informatore e linguaggio comune per l'attuazione dei progetti | |
| | IV.2. Applicazione di Sistemi di Gestione Ambientale in conformità alla norma ISO 14001 | | | • | Ridurre i costi connessi agli aspetti ambientali | | • | Ridurre i rischi ambientali | | • | Risolvere la gestione degli adempimenti normativi ambientali obbligatori | | • | Migliorare la competitività | | • | Migliorare l’immagine aziendale | |
| | IV.3. Applicazione di un Sistema di Gestione della Sicurezza impostato in conformità alla norma OSHAS 18001 | | | • | Riduzione del numero di infortuni attraverso la prevenzione e il controllo dei luoghi di lavoro classificati a rischio | | • | Riduzione del rischio di incidenti gravi | | • | Accrescimento del profilo e dell’entusiasmo del personale attraverso la soddisfazione delle aspettative di miglioramento | | • | Riduzione delle perdite materiali derivanti da incidenti ed interruzione della produzione | | • | Soddisfazione delle aspettative dell’opinione pubblica sempre più sensibile nei confronti della sicurezza e della salute sul lavoro | |
| | IV.4. Qualità Totale nella Pubblica Amministrazione | | | Introduzione nell'Ente dei principali strumenti della Qualità Totale, quali: | | | • | La customer satisfaction | | • | Il miglioramento continuo | | • | Il metodo PDCA | |
| | IV.4. Qualità Totale nella Pubblica Amministrazione | | | Introduzione nell'Ente dei principali strumenti della Qualità Totale, quali: | | | • | La customer satisfaction | | • | Il miglioramento continuo | | • | Il metodo PDCA | |
| | IV.5. Valutazione dei fornitori in un'ottica di Qualità | | Elaborazione di un modello per la valutazione dei fornitori dell'Ente, al fine di guidare l'Amministrazione nella formazione di bandi di gara per appalti infracomunitari.
Il modello prevede: | | | • | La definizione degli indicatori dei requisiti necessari e dei criteri di accesso all'Albo dei fornitori | | • | La progettazione di un modello di autovalutazione che consenta ai fornitori stessi di confrontarsi con i criteri di accesso definiti | | • | La definizione dei criteri per il mantenimento della qualifica di fornitore e per il successivo monitoraggio | |
| | V. Valorizzazione delle Risorse Umane | |
| | V.1. Tecniche di gestione del personale | | Elaborazione di un modello per la valutazione dei fornitori dell'Ente, al fine di guidare l'Amministrazione nella formazione di bandi di gara per appalti infracomunitari.
Il modello prevede: | | | • | Fornire consulenza specialistica per la risoluzione di singoli problemi gestionali o contrattuali | | • | Valorizzare il nuovo ruolo assunto dai dipendenti dell'Ente e fornire gli strumenti adatti ad orientare le attività di gestione delle risorse umane | |
| | V.2. Analisi del clima ed interventi motivazionali e psicologici | | | Gli interventi, condotti in collaborazione con psicologi, sono finalizzati a favorire lo sviluppo di un clima partecipativo all'interno dell'Ente | |
| | V.3. Ricerca e selezione del personale | | Elaborazione di un modello per la valutazione dei fornitori dell'Ente, al fine di guidare l'Amministrazione nella formazione di bandi di gara per appalti infracomunitari.
Il modello prevede: | | | • | Ricorso alle nuove modalità di reclutamento del personale consentite dal dlgs. 80/98 | | • | Utilizzo di test psico-attitudinali ed assistenza nella fase di definizione delle scelte | |
| | VI. Sicurezza e igiene sul lavoro; autocontrollo | |
| | VI.1. Interventi per l'applicazione delle disposizioni del D.LGS 81/08 | | Elaborazione di un modello per la valutazione dei fornitori dell'Ente, al fine di guidare l'Amministrazione nella formazione di bandi di gara per appalti infracomunitari.
Il modello prevede: | | | • | Organizzazione e docenza in seminari e corsi di formazione sul D.LGS 81/08 sulla sicurezza e salute nell'ambiente di lavoro, rivolti alle figure coinvolte dall'applicazione del decreto | | • | Interventi per realizzare le disposizione del D.LGS 81/08 ed integrazioni | | • | Consulenza tecnica | |
| | VI.2. Interventi per l'implementazione di sistemi di autocontrollo HACCP | | | |
| | Le attività formative costituiscono una parte fondamentale degli interventi proposti, poiché consentono ai dipendenti di gestire al meglio le innovazioni introdotte. Le tematiche da noi proposte riguardano in particolare: | | | • | Organizzazione | | • | Sistemi Qualità (ISO 9000) | | • | Qualità totale | | • | Sicurezza ed igiene sui luoghi di lavoro | | • | Autocontrollo (Haccp) | | • | Comunicazione | | • | Motivazione | | • | Informatica | |
| | PERCORSO DI MIGLIORAMENTO ORGANIZZATIVO DELL’ENTE LOCALE | |
| | PREMESSA: | | | Il progetto proposto si inserisce nel contesto più generale dei cambiamenti legislativi (come ad esempio le ultime direttive del Ministro per le Riforme e le Innovazioni nella Pubblica Amministrazione) con i quali le Amministrazioni Pubbliche sono ormai abituate a convivere. Le organizzazioni sono sempre più concepite come un insieme di attività tra loro dipendenti e correlate che richiedono una gestione efficace ed efficiente. L’analisi dei procedimenti, realizzata con il coinvolgimento di tutte le risorse, consente di progettare ed attuare miglioramenti in tutti i settori tali da garantire che i servizi erogati siano costantemente migliorati, individuando ed utilizzando a questo fine indicatori di efficacia, di efficienza e di customer satisfaction. | |
| | OBIETTIVI: | | | • | Definire un’organizzazione focalizzata al cittadino/utente che sappia conoscerne e comprenderne i bisogni e le aspettative presenti e future e che sappia misurare il grado di soddisfazione; | | • | Individuare i punti di criticità nel processo di erogazione dei servizi e valutare opportunità di miglioramento; | | • | Creare all’interno del Comune una rete di relazione tra i diversi Settori e le diverse Ripartizioni al fine di sviluppare una visione comune nell’analisi delle criticità processuali; | | • | Definire un albero delle responsabilità esteso per tutti i Settori e le Ripartizioni, che sia lo specchio di tutta l’Amministrazione Comunale; | | • | Promuovere modalità di comunicazione strutturata e cooperazione tra l’Amministrazione e gli utenti rispetto alla progettazione, gestione e valutazione dei servizi; | | • | Reingegnerizzare i procedimenti in un’ottica di semplificazione e razionalizzazione; | | • | Informatizzare le attività afferenti ai procedimenti amministrativi, privilegiando la semplicità di utilizzo per facilitare l’operatività quotidiana. | |
| | Rilievo ed analisi dell’organizzazione attuale | | | • | Analizzare la Pianta Organica e la struttura gerarchica dell’Ente; | | • | Individuare i responsabili di Procedimento ed i Responsabili Istruttori coinvolti nel progetto; | | • | Individuare le postazioni informatiche presenti presso l’Ente e definire i client del Sistema Informatico. | |
| | Analisi del clima organizzativo | | | • | La relazione individuo/ambiente; | | • | La relazione individuo/ruolo; | | • | La relazione capi/collaboratori; | | • | La relazione tra colleghi; | | • | Analisi comparativa tra il clima aziendale interno e lo stile di leadership. | |
| | Installazione del software progettato | | | • | Analisi del Sistema Hardware in dotazione presso l’Ente; | | • | Installazione del Software; | | • | Formazione relativa alla logica di ristrutturazione dei procedimenti per il loro inserimento nel programma informatico; | | • | Formazione relativa alla logica di inserimento dei procedimenti nel programma e suo funzionamento. | |
| | Definizione ed analisi dei procedimenti, loro reingegnerizzazione ed informatizzazione | | | • | Analisi della struttura organizzativa dei procedimenti, gli aspetti normativi e la trasparenza dei pubblici uffici; | | • | Individuazione delle risorse coinvolte e dei rapporti gerarchico-funzionali; | | • | Individuazione dei dati in in-put ed out-put del procedimento; | | • | Individuazione e descrizione degli iter procedurali e dei tempi massimi di attuazione; | | • | Definizione della struttura di base per l’organizzazione dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico e Carta dei Servizi. | |
| | Verifica ed analisi di congruenza dei procedimenti amministrativi | | | • | Verifica ed analisi di congruenza dei procedimenti amministrativi al fine di eliminare i circoli viziosi ed i colli di bottiglia emersi in seguito all’implementazione del sistema | |
| | Redazione della carta dei servizi | | | • | Definizione dei livelli minimi di qualità garantiti agli utenti per il servizio erogato; | | • | Modalità di accesso al servizio ed informazione sulla documentazione necessaria per avviare l’istanza procedimentale; | | • | Modalità di reclamo. | |
| | Sviluppo dei Sistemi: Qualità/Ambiente/Sicurezza | | | • | Predisposizione della documentazione di Sistema, Manuale Qualità/Ambiente/Sicurezza, procedure, istruzioni operative e modulistica, necessari al conseguimento della certificazione. | |
| | Miglioramento intersettoriale | | | • | Istituzione di gruppi di miglioramento; | | • | Formazione ”on the job”; | | • | Analisi della criticità da parte del Gruppo di Miglioramento e pianificazione delle risoluzioni; | | • | Verifica dell’efficacia e dell’efficienza del Progetto. | |
| | Customer/citizen satisfaction | | | • | Qualità Ambientale (“dove” il cittadino/dipendente riceve il servizio); | | • | Qualità Tecnica (“cosa fornisce” l’Ente ai fruitori del servizio); | | • | Qualità Relazionale (“come fornisce” il servizio l’Ente). | |
| Essendo un percorso modulare, l’Ente può scegliere gli interventi a lui più adatti conseguendo in ogni caso un obiettivo predeterminato. |
| L’obiettivo finale del progetto è guidare il Comune alla mappatura, analisi e miglioramento dei procedimenti sia interni che rivolti verso l’esterno; ciò consentirà di acquisire una conoscenza più approfondita della propria unità organizzativa al fine di ottimizzare la gestione complessiva in termini economici, gestionali e finanziari. |
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